De VeriFactu a ViDA: Una guía de facturación electrónica para el comercio electrónico B2B

Puntos clave

• Dos mandatos, un objetivo: España está implementando dos reformas distintas: la Ley Crea y Crece (un intercambio obligatorio de facturación electrónica B2B) y la Ley Antifraude (requisitos técnicos de software a través del Sistema VeriFactu).
• Adiós al Excel: Las facturas deben ser generadas por un software de facturación certificado que garantice la integridad de los datos. Las hojas de cálculo simples o las plantillas de Word no cumplen con la normativa y conllevarán sanciones graves.
• El nuevo cronograma: Debido a los retrasos regulatorios formalizados a finales de 2025, 2026 es el año crítico de preparación. El despliegue obligatorio del sistema "VeriFactu" se ha retrasado oficialmente al 1 de enero de 2027 para empresas y al 1 de julio de 2027 para autónomos.
• Alineación con la UE: Las reformas de España son precursoras del reglamento europeo ViDA (IVA en la Era Digital), asegurando que su negocio esté listo para los estándares de la UE de 2030.

Para los gerentes de logística, directores financieros y líderes de comercio electrónico que operan en España, el mensaje es claro: la era de gestionar las finanzas en hojas de cálculo sueltas o enviar PDFs simples y no estructurados ha terminado efectivamente.

España está avanzando agresivamente con la digitalización fiscal, situándose entre los líderes europeos junto con Italia y Francia. Sin embargo, el panorama regulatorio español puede ser confuso porque involucra dos marcos legales paralelos: la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece. Entender la diferencia es vital para asegurar que su cadena de suministro cumpla con la normativa y su facturación sea fluida.

Los pilares gemelos de la reforma española

Para navegar este cambio, debe distinguir entre los requisitos técnicos para su software (cómo genera la factura) y la obligación de intercambiar facturas electrónicas (cómo se la envía al cliente).

1. La "Ley Crea y Crece": Facturación electrónica B2B obligatoria

La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas exige que todas las relaciones comerciales B2B en España utilicen la facturación electrónica.

• El objetivo: Reducir la morosidad en las transacciones comerciales y aumentar la trazabilidad.
• El requisito: Debe emitir facturas electrónicas estructuradas (como Facturae, UBL o CII) a sus clientes comerciales. Un PDF estándar enviado por correo electrónico dejará de ser válido para transacciones B2B una vez que se cumplan los plazos.
• Interoperabilidad: Debe utilizar una plataforma que pueda interconectarse con otras plataformas públicas y privadas. A diferencia de los viejos tiempos de circuitos cerrados, su sistema debe comunicarse libremente con el sistema de su cliente.

2. El "Sistema VeriFactu": El estándar técnico

Mientras que la Ley Crea y Crece se centra en el intercambio entre empresas, el Sistema VeriFactu se centra en la integridad de su software de facturación y su comunicación con la Agencia Tributaria (AEAT). Derivada de la Ley Antifraude, esta normativa exige que su software de facturación certificado genere una "cadena" de registros.

• Registros inmutables (El "Hash"): Una vez emitida una factura, no puede ser alterada ni eliminada sin dejar un rastro visible. El software genera una huella digital única (hash) que vincula cada factura con la anterior, haciendo imposible "maquillar los libros" posteriormente.
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• Modo VeriFactu: Es la capacidad de su software para enviar automática e instantáneamente los registros de facturación a la AEAT. Aunque es voluntario para algunos, se recomienda encarecidamente, ya que presuponen el cumplimiento y evitan la necesidad de firmas digitales complejas en cada factura.
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• Códigos QR: Las facturas deben incluir ahora un código QR que permita al destinatario escanear y verificar si la factura ha sido correctamente encadenada y declarada a las autoridades.

Plazos: La ventana de preparación de 2026

Actualizado a febrero de 2026.

Contrariamente a los borradores anteriores que sugerían un inicio en 2026, la implementación obligatoria se ha pospuesto. Esto convierte a 2026 en un año de "puerto seguro", su última oportunidad para auditar y actualizar sistemas antes de que se apliquen sanciones.

1. VeriFactu (Requisitos técnicos)

• Desarrolladores de software: Deben tener sus productos adaptados y listos para el mercado a mediados de 2026.
• Todos los contribuyentes corporativos (Grandes y PYMES): El uso obligatorio de sistemas de software certificados está fijado ahora para el 1 de enero de 2027.
• Autónomos: El despliegue obligatorio se extiende hasta el 1 de julio de 2027.

2. Ley Crea y Crece (Intercambio B2B)

La cuenta atrás para la facturación electrónica obligatoria B2B comienza solo después de que se publique el reglamento técnico final en el Boletín Oficial del Estado (BOE).

• Grandes empresas (>8M€ de facturación anual): Tendrán 12 meses desde la publicación final para cumplir (Inicio obligatorio previsto: mediados o finales de 2027).
• PYMES y profesionales (<8M€ de facturación anual): Tendrán 24 meses desde la publicación final para cumplir (Inicio obligatorio previsto: 2028).

Nota estratégica: No espere a la fecha límite de 2028. Muchos socios logísticos y grandes minoristas se están actualizando ahora para alinearse con sus clientes más grandes. Si su sistema no puede comunicarse con el de ellos, corre el riesgo de ser excluido de su cadena de suministro.

España como piloto para el "Reglamento ViDA"

¿Por qué la prisa? España se está preparando para el reglamento europeo VAT in the Digital Age (ViDA). La UE ha fijado una fecha límite en 2030 para la notificación digital y la facturación electrónica transfronteriza obligatoria.

Sin embargo, las normas nacionales de España son más estrictas y entran en vigor antes. Al cumplir con los mandatos españoles del Sistema VeriFactu y B2B ahora, su empresa se está efectivamente "blindando para el futuro". Usted está construyendo hoy la infraestructura digital que el resto de Europa se verá obligada a construir mañana.

Cómo preparar sus operaciones de comercio electrónico

1. Audite su software ERP

El paso más crítico es asegurar que su ERP o sistema de facturación sea un software de facturación certificado. En España, los desarrolladores de software deben certificar ahora que sus productos cumplen con estrictas normas contra la manipulación. Si utiliza un software propio hecho a medida, usted es responsable de asegurar que cumple con la AEAT.

2. Revise los datos maestros de sus clientes

La facturación electrónica requiere datos precisos. Al igual que en Francia, los identificadores fiscales incorrectos (NIF/CIF) provocarán que las facturas sean rechazadas por las plataformas interconectadas. Limpie su base de datos ahora para evitar cuellos de botella en el flujo de caja cuando los mandatos de 2027 entren en vigor.

3. Comuníquese con sus socios logísticos

La logística y la facturación están profundamente entrelazadas. Asegúrese de que los datos de envío proporcionados por los socios (como Landmark Global) se integren perfectamente en su flujo de facturación. Las discrepancias entre la fecha de envío (devengo) y la fecha de factura pueden activar alertas en el nuevo Sistema VeriFactu.

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