La facture commerciale dans votre colis. Comment s'acquitter des formalités ?

Qu'est-ce qu'une facture commerciale ? Il s'agit d'un type de facture que vous devez envoyer avec vos marchandises si vous les exportez hors de l'UE dans le but de les vendre - si vous n'avez pas l'intention de vendre les marchandises, vous pouvez utiliser une facture pro forma. La facture commerciale contient toutes les informations importantes pour les autorités douanières du pays destinataire. Vous devez donc la remplir correctement si vous voulez que vos marchandises arrivent à temps. Voulez-vous en savoir plus ? Lisez la suite !

Qu'est-ce qu'une facture commerciale ?

Une facture commerciale est un document officiel exigé lors de l'exportation de marchandises en dehors de l'UE. Elle est également appelée facture commerciale ou facture douanière. Elle contient toutes les informations importantes concernant les marchandises soumises à des droits de douane, comme le code SH ou les Incoterms© selon lesquels vous expédiez les produits.

Une facture commerciale est-elle toujours indispensable ? Trois conditions doivent être remplies à cet effet :

• Les marchandises sont expédiées vers un pays situé en dehors de l'UE.

• Les marchandises ont une valeur commerciale (elles sont destinées à la vente).

• Les marchandises sont soumises à des droits de douane (par exemple, vous n'avez pas besoin d'une facture commerciale pour l'envoi de documents).

Facture commerciale et facture pro forma

La facture commerciale est souvent comparée à la facture pro forma, car toutes les deux concernent des produits soumis à des droits de douane et expédiés en dehors de l'UE. Quelle est donc la différence entre ces deux types de factures ?

Une facture commerciale est destinée aux produits ayant une valeur commerciale. En revanche, une facture pro forma doit être jointe aux marchandises que vous ne souhaitez pas vendre, comme les cadeaux ou les produits d'essai.

Que doit contenir une facture commerciale ?

Une facture commerciale doit comporter plusieurs éléments. Examinons-les maintenant pour voir à quoi doit ressembler un modèle de facture commerciale.

Informations sur l'expéditeur

• En-tête de la société expéditrice.

• Nom de l'expéditeur.

• Adresse complète de l'expéditeur.

• Numéro SIRET.

• Numéro de TVA intracommunautaire.

• Numéro EORI.

Informations sur le destinataire

• Nom du destinataire.

• Adresse complète du destinataire.

• Données de contact du destinataire.

• Numéro de téléphone.

• Numéro de TVA du destinataire ou numéro du registre national du commerce.

Informations sur les marchandises

• Description claire et détaillée des marchandises.

• Raison de l'envoi des marchandises.

• Code SH.

• Quantité.

• Valeur unitaire.

• Valeur hors taxe de chaque produit.

• Origine des marchandises.

• Devise utilisée.

• Nombre de colis envoyés.

• Poids (brut et net) des colis envoyés.

• Dimensions de l'envoi (en centimètres).

Autres informations

• Numéro Track & Trace du transporteur.

• Incoterms© pour l'envoi.

Que faut-il savoir de plus sur la facture commerciale ?

Savoir à quoi doit ressembler un modèle de facture commerciale n'est qu'un début - il existe d'autres exigences, en plus du contenu, qu'il convient de connaître. Quelles sont ces exigences ?

La langue

La facture commerciale doit être rédigée en anglais.

Les formulaires supplémentaires

Si vous travaillez avec un partenaire commercial, vous n'avez pas besoin de remplir de formulaires supplémentaires. Il en va autrement si vous travaillez avec des opérateurs postaux tels que bpost. Dans ce cas, vous devrez ajouter un formulaire CN222, CN23 ou CP71.

Le nombre de factures commerciales

Chacun de vos envois doit comporter trois exemplaires de la facture commerciale.

Comment envoyer la facture ?

Il existe deux façons de joindre votre facture douanière :

• Sur papier - vous envoyez les marchandises avec les trois exemplaires de la facture commerciale.

• Dans le système des documents commerciaux électroniques (ETD) - vous créez et envoyez la facture par voie électronique. Toutefois, cette option n'est pas autorisée dans tous les pays. Il convient donc de prêter attention aux exigences relatives aux factures commerciales dans le pays que vous visez.

Pourquoi la facture commerciale est-elle importante ?

Il est important de remplir correctement une facture commerciale pour plusieurs raisons. Examinons-les maintenant.

• Elle est obligatoire - puisque vous êtes tenu de fournir une facture commerciale, toute erreur risque de retarder vos expéditions, ce qui entraînera le mécontentement de vos clients, car leurs produits arriveront en retard.

• Elle vous aide à calculer les frais d'expédition - grâce à toutes les informations figurant sur votre facture, vous pouvez estimer les frais de douane. Par conséquent, l'établissement d'une telle facture vous aide à déterminer les coûts globaux de vos envois.

Ce qu'il faut retenir

Nous espérons avoir répondu à toutes vos questions concernant la facture commerciale. Si vous pensez toujours avoir besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter - nous serons heureux de vous aider pour les factures, le dédouanement en général et la logistique de vos expéditions transfrontalières.

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