Formularz CN22 czy CN23? Który wybrać?

Kluczowe informacje:

• Formularze CN22 i CN23 to ustandaryzowane deklaracje celne używane na całym świecie do informowania służb o zawartości, wartości i pochodzeniu przesyłki międzynarodowej.
• Formularz CN22 jest stosowany do mniejszych przesyłek o wadze do 2 kg i wartości nieprzekraczającej lokalnego progu, na przykład 270 funtów w Wielkiej Brytanii.
• Deklaracja CN23 jest obowiązkowa dla przesyłek cięższych niż 2 kg lub o wartości przekraczającej ustalony próg (np. 270 funtów lub 300 SDR).
• Obecnie wielu przewoźników pocztowych wymaga elektronicznego zgłoszenia danych celnych (EAD) oprócz fizycznego formularza CN22 lub CN23.
• Od czasu Brexitu deklaracje celne są obowiązkowe przy wysyłkach z Wielkiej Brytanii do krajów Unii Europejskiej, co czyni właściwy wybór formularza kluczowym dla uniknięcia opóźnień.

Dokumentacja przy wysyłkach międzynarodowych może zadecydować o sukcesie Twojego e-commerce, a wybór między formularzami celnymi CN22 i CN23 to jedna z podstawowych decyzji dla sprzedawców działających na rynkach zagranicznych. Wiedza, kiedy stosować formularz CN22, a kiedy CN23, jest kluczowa, aby zapewnić sprawną odprawę celną, uniknąć kosztownych opóźnień i utrzymać zadowolenie klientów w coraz bardziej konkurencyjnym środowisku międzynarodowym. Od czasu Brexitu deklaracje celne (papierowe CN22/CN23 lub wymagana elektroniczna informacja wstępna) są obowiązkowe przy wysyłkach z Wielkiej Brytanii do krajów UE. Dla Irlandii Północnej obowiązują jednak specjalne przepisy, dlatego właściwy wybór formularza ma kluczowe znaczenie dla powodzenia biznesu.

CN22 i CN23 – podstawa międzynarodowej wysyłki

Formularze CN22 i CN23 to ustandaryzowane deklaracje celne opracowane przez Światowy Związek Pocztowy (UPU) i uznawane przez urzędy pocztowe oraz służby celne na całym świecie. Ich zadaniem jest przekazywanie informacji o zawartości, wartości i pochodzeniu przesyłki, co ułatwia jej odprawę oraz naliczanie należności celnych.

Formularz CN22 to prostsze rozwiązanie, stosowane w przypadku przesyłek o niższej wartości i mniejszej wadze, gdzie szczegółowa dokumentacja nie jest wymagana. Najczęściej występuje w formie małej naklejki umieszczonej na paczce obok etykiety adresowej. Zawiera dane nadawcy i odbiorcy, opis zawartości, ilość, wagę, wartość oraz kody taryfowe HS.

Formularz CN23 jest bardziej rozbudowany i przeznaczony dla przesyłek o wyższej wartości lub bardziej złożonej zawartości. Zawiera dodatkowe pola dotyczące kraju pochodzenia, waluty, numerów licencji lub certyfikatów oraz miejsce na dokumenty uzupełniające. Zazwyczaj umieszcza się go w przezroczystej kopercie przymocowanej do zewnętrznej części paczki, często razem z pocztowym potwierdzeniem nadania (np. CP72).

Oba formularze umożliwiają sprawną odprawę celną. Wybór między CN22 a CN23 zależy przede wszystkim od wartości i wagi przesyłki, a czasem także od wymagań kraju docelowego lub przewoźnika (sprawdź nasz poradnik dotyczący strategii wysyłek na różne rynki).

Kiedy stosować CN22: uproszczona odprawa dla standardowych przesyłek

Deklaracje CN22 stosuje się przy przesyłkach międzynarodowych, które ważą do 2 kg i których wartość nie przekracza progu dla paczek małogabarytowych ustalonego przez UPU (wdrażanego lokalnie przez operatorów pocztowych). W przypadku usług pocztowych w Wielkiej Brytanii próg ten wynosi zazwyczaj 270 funtów (co odpowiada powszechnie stosowanym progom w euro u innych operatorów). Formularz CN22 jest więc najczęstszym wyborem dla standardowych przesyłek e-commerce dla konsumentów.

Format naklejki i ograniczona liczba pól sprawiają, że CN22 jest idealny przy dużych wolumenach przesyłek o podobnej zawartości: wypełnienie formularza jest szybkie, łatwo go przykleić podczas pakowania, a ryzyko pominięcia ważnych informacji, które mogłyby opóźnić odprawę, jest minimalne. Wiele krajowych operatorów pocztowych oferuje warianty CN22 dla konkretnych usług – np. Royal Mail stosuje CN22A/CN22B, dostosowane do przesyłek ekonomicznych.

Uwaga: przesyłki przekraczające limit wagi (2 kg) lub lokalny próg wartości muszą korzystać z CN23, niezależnie od preferencji nadawcy dotyczących CN22.

Kiedy stosować CN23: pełna dokumentacja dla bardziej złożonych przesyłek

Deklaracje CN23 są wymagane dla przesyłek większych lub o wyższej wartości. Zgodnie z wytycznymi UPU dotyczy to przesyłek, których zadeklarowana wartość przekracza 300 SDR (Special Drawing Rights) lub których waga przekracza limit paczki małogabarytowej. W praktyce wielu operatorów pocztowych przyjmuje to jako przesyłki powyżej 2 kg lub przekraczające lokalny próg wartości (np. 270 funtów w Wielkiej Brytanii). Formularz CN23 oferuje wystarczająco dużo miejsca i pól, aby szczegółowo opisać zawartość, pochodzenie, numery licencji oraz dodatkowe dane referencyjne, których służby celne potrzebują do dokładnej oceny przesyłki.

Firmy wysyłkowe i przesyłki B2B często wybierają CN23 nawet wtedy, gdy nie jest to formalnie wymagane, ponieważ dodatkowe szczegóły zmniejszają ryzyko pytań lub zatrzymania przesyłki w urzędzie celnym. Gdy paczka zawiera wiele przedmiotów o różnym traktowaniu taryfowym, zaleca się stosowanie formularza CN23 z wyszczególnieniem każdej pozycji.

Główne różnice między formularzami CN22 i CN23

• Szczegółowość: Formularz CN23 zawiera znacznie więcej pól (kraj pochodzenia, waluta, numery licencji/certyfikatów), podczas gdy CN22 obejmuje tylko najważniejsze informacje.
• Format: CN22 występuje w formie naklejki, natomiast CN23 jest większy i zwykle umieszczany w przezroczystej kopercie przymocowanej do paczki.
• Kiedy stosować: CN22 dla małych paczek (≤2 kg i poniżej lokalnego progu wartości operatora); CN23 dla przesyłek cięższych lub o wyższej wartości (lub tam, gdzie wymagana jest wyszczególniona lista pozycji i dodatkowe dane).

Uwagi praktyczne i wymagania przewoźników

• Wielu operatorów pocztowych wymaga obecnie elektronicznego zgłoszenia danych CN22/CN23 oprócz fizycznej deklaracji. Staje się to coraz częściej obowiązkowe, aby spełnić wymogi celne i bezpieczeństwa oraz uniknąć opóźnień. Zawsze sprawdzaj, czy Twój przewoźnik wymaga elektronicznej transmisji danych (EAD).
• Niektórzy przewoźnicy (np. Parcelforce, kurierzy komercyjni) korzystają z różnych formularzy nadawczych (np. odpowiedniki CP72 / PS Form 2976-A) lub całkowicie cyfrowych listów przewozowych. Przed wysyłką sprawdź wytyczne przewoźnika.
• W przypadku przesyłek z wieloma przedmiotami, deklaracji towarów o ograniczonym obrocie lub gdy wymagane są licencje/certyfikaty, należy stosować CN23. Umieszczenie formularza CN23 w przezroczystej kopercie razem z notą nadawczą ułatwia służbom celnym obsługę i kontrolę przesyłki, bez ryzyka uszkodzenia opakowania.

Podsumowanie

Wybór między formularzami CN22 i CN23 wpływa na szybkość odprawy celnej, koszty oraz doświadczenia klienta. Stosuj CN22 dla małych paczek (≤2 kg i poniżej lokalnego/narodowego progu wartości, np. 270 funtów w Wielkiej Brytanii); używaj CN23 dla przesyłek cięższych lub o wyższej wartości, paczek zawierających wiele przedmiotów albo takich, które wymagają dodatkowej dokumentacji. Zawsze sprawdzaj obowiązujący lokalny próg wartości oraz to, czy wybrana metoda nadania wymaga elektronicznego zgłoszenia danych poza papierową dokumentacją.

Od czasu Brexitu dokładna dokumentacja celna i elektroniczne zgłoszenie wstępne stały się kluczowe dla nadawców z Wielkiej Brytanii wysyłających do krajów UE. Właściwy wybór formularza CN oraz współpraca z nami przy poprawnym wprowadzaniu danych elektronicznych pozwalają uniknąć kosztownych opóźnień. Poznanie zasad wyboru CN22 i CN23 to niewielki, ale skuteczny krok w kierunku niezawodnej realizacji przesyłek międzynarodowych i większej satysfakcji klientów.