Numer EORI – co to jest? Zasady nadawania, zastosowanie i najczęstsze błędy

Najważniejsze informacje: 

• Niezbędny do importu/eksportu: Bez numeru EORI Twoja firma nie odprawi towarów spoza UE (np. z Chin, Wielkiej Brytanii czy USA).
• Jeden numer w całej UE: Numer EORI nadany w Polsce (przez PUESC) jest ważny we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej.
• Struktura numeru: W Polsce składa się on zazwyczaj z przedrostka "PL", numeru NIP oraz ciągu zer (dla podmiotów z NIP).
• Bezpłatna rejestracja: Uzyskanie numeru jest darmowe, ale wymaga rejestracji na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC).

W logistyce międzynarodowej i handlu zagranicznym akronimów jest sporo. Jednak żaden z nich nie jest tak krytyczny dla firm handlujących z krajami spoza Unii Europejskiej, jak EORI. Jeśli Twoja firma planuje sprowadzać elektronikę z Chin, eksportować meble do Wielkiej Brytanii lub wysyłać próbki do USA, numer EORI jest absolutną podstawą, bez której towar zostanie zatrzymany na granicy.

W tym artykule wyjaśniamy co to jest EORI, dlaczego jest on niezbędny w łańcuchu dostaw oraz jak przejść przez proces rejestracji w Polsce, unikając najczęstszych błędów.

Co to jest numer EORI? Definicja i cel

EORI to skrót od angielskiej nazwy Economic Operators Registration and Identification (Wspólnotowy System Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych). Mówiąc najprościej, jest to unikalny numer identyfikacyjny przypisany przedsiębiorcy w systemie celnym Unii Europejskiej.

System EORI został stworzony w celu przyspieszenia formalności celnych i zwiększenia bezpieczeństwa obrotu towarowego. Dzięki niemu organy celne w całej Unii Europejskiej mogą łatwo zidentyfikować podmiot dokonujący zgłoszenia celnego, niezależnie od tego, czy odprawa ma miejsce w porcie w Gdańsku, na lotnisku we Frankfurcie, czy na granicy lądowej w Terespolu.

Warto pamiętać, że numer ten jest potrzebny wyłącznie w relacjach z krajami tzw. "trzecimi" (czyli nienależącymi do UE). Jeżeli Twoja firma handluje wyłącznie z Niemcami, Francją czy Czechami (wewnątrz Unii), numer EORI nie jest Ci potrzebny.

Jak wygląda numer EORI w Polsce?

Struktura numeru EORI jest ustandaryzowana w całej Unii, ale różni się detalami w zależności od kraju wydania. Składa się on z kodu kraju (zgodnie z normą ISO) oraz unikalnego ciągu znaków.

Dla podmiotów zarejestrowanych w Polsce, numer EORI budowany jest w oparciu o Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).

• Format: PL + NIP + pięć zer (ciąg dopełniający do 17 znaków).
• Przykład: Jeśli Twój NIP to 1234567890, Twój numer EORI będzie wyglądał następująco: PL123456789000000.

Dzięki takiemu rozwiązaniu polscy celnicy mogą błyskawicznie powiązać odprawę celną z konkretną firmą, co usprawnia naliczanie cła i podatku VAT.

Kto musi posiadać numer EORI?

Obowiązek posiadania numeru dotyczy każdego podmiotu gospodarczego (firmy), który w ramach swojej działalności dokonuje operacji celnych.

Musisz uzyskać numer EORI, jeśli:

1. Importujesz towary spoza UE (np. z Chin, Tajwanu, USA) do Polski.
2. Eksportujesz towary z Polski do krajów trzecich (np. do Wielkiej Brytanii, Norwegii, Szwajcarii).
3. Jesteś przewoźnikiem drogowym realizującym transporty pod zamknięciem celnym (TIR).

Czy osoba prywatna potrzebuje EORI?

Co do zasady – nie. Jeśli zamawiasz buty z USA na własny użytek, nie musisz rejestrować się w systemie. Jednakże, jeśli częstotliwość lub ilość zamawianych towarów zasugeruje urzędowi celnemu, że prowadzisz niezarejestrowaną działalność gospodarczą, możesz zostać wezwany do uzyskania numeru.

Jak uzyskać numer EORI? Rejestracja krok po kroku

W Polsce proces nadawania numeru EORI jest w pełni zcyfryzowany i odbywa się za pośrednictwem platformy PUESC (Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych).

Oto uproszczony schemat działania:

1. Założenie konta na PUESC: Pierwszym krokiem jest utworzenie konta osoby fizycznej na portalu puesc.gov.pl. Rejestracja wymaga potwierdzenia tożsamości (np. przez Profil Zaufany lub podpisu kwalifikowanego).
2. Rejestracja Podmiotu: Po założeniu konta, musisz zarejestrować swoją firmę w systemie SISC (System Informacyjny Skarbowo-Celny). Na tym etapie podajesz dane firmy, takie jak NIP, REGON i adres siedziby.
3. Wniosek o nadanie EORI: Podczas rejestracji danych firmy zaznaczasz opcję chęci uzyskania numeru EORI.
4. Zatwierdzenie: Po weryfikacji danych przez urzędników (co zazwyczaj trwa kilka dni roboczych), numer zostanie nadany i będzie widoczny w systemie.

Ważne: Procedura ta jest bezpłatna. Wiele firm zewnętrznych oferuje "pomoc w uzyskaniu EORI" za opłatą, ale sam proces urzędowy nie wiąże się z żadnymi kosztami skarbowymi.

EORI a Brexit i handel z Wielką Brytanią

Jednym z najczęstszych pytań, jakie otrzymujemy w Landmark Global, dotyczy handlu z Wielką Brytanią. Po Brexicie Wielka Brytania stała się krajem trzecim. Oznacza to, że:

• Polska firma wysyłająca towar do UK potrzebuje unijnego numeru EORI (PL...).
• Brytyjski kontrahent odbierający towar potrzebuje brytyjskiego numeru EORI (zaczynającego się od GB...).

Częstym błędem jest myślenie, że posiadanie polskiego numeru EORI pozwala na dokonywanie odpraw importowych w Wielkiej Brytanii. Tak nie jest – systemy są teraz rozdzielne.

Najczęstsze błędy związane z EORI

Mimo że system działa od lat, przedsiębiorcy wciąż popełniają błędy, które mogą skutkować zatrzymaniem towaru na granicy i naliczeniem kosztów magazynowania.

• Brak aktualizacji danych: Jeśli Twoja firma zmieniła nazwę lub siedzibę, musisz zaktualizować te dane na PUESC. Niezgodność danych na fakturze handlowej z danymi w systemie EORI to gotowy przepis na opóźnienia.
• Mylenie EORI z VAT UE: To dwa różne numery do różnych celów. VAT UE służy do rozliczeń wewnątrzwspólnotowych, EORI wyłącznie do odpraw celnych z krajami trzecimi.
• Próba uzyskania drugiego numeru: Firma może posiadać tylko jeden numer EORI w całej Unii Europejskiej. Jeśli masz oddział w Niemczech i uzyskałeś numer DE..., nie możesz uzyskać drugiego numeru PL... . Należy posługiwać się tym pierwszym.

Podsumowanie

Numer EORI to paszport Twojej firmy w świecie międzynarodowego handlu. Choć jego uzyskanie jest czynnością administracyjną, jego brak paraliżuje łańcuch dostaw. Jeśli planujesz ekspansję na rynki pozaunijne, rejestracja na PUESC powinna być pierwszym krokiem, jaki podejmiesz – najlepiej na długo przed wysłaniem pierwszego transportu. W Landmark Global codziennie wspieramy klientów w logistyce transgranicznej i widzimy, jak kluczowe jest poprawne przygotowanie formalne. Zadbanie o numer EORI to inwestycja w płynność Twojego biznesu.